Menos papel, mais agilidade
Unimed Apucarana adota assinatura digital em contratos com clientes e fornecedores, tornando o processo muito mais rápido
Na Unimed Apucarana, já é possível contratar um plano de saúde sem sair de casa, usando apenas e-mail e assinatura digital. O meio eletrônico também é utilizado para firmar contratos com fornecedores, assim como em diversos outros tipos de documentos, que vão desde negativas até procurações.
“A assinatura digital é uma ferramenta para o ajuste virtual de documentos. Por meio dela, as partes, com um clique, firmam o compromisso, sem necessidade de impressão, papel ou postagens em Correios”, conta a advogada Bárbara Cristina da Silva, do departamento Jurídico da Singular.
A implantação começou em janeiro de 2020, com contratos de fornecedores. A proposta era, então, passar para os contratos de plano de saúde. Porém, com a Covid-19, os planos foram readaptados.
“Todos os colaboradores tiveram de ser postos em teletrabalho, sem possibilidade de contato físico e vedação de tramitação de papel. Assim, para viabilizar o prosseguimento das atividades, foi disponibilizado que toda e qualquer documentação dependente de assinatura pudesse ser firmada eletronicamente”, explica.
A advogada conta que foi, inclusive, criado processo de notificação eletrônica de rescisão por inadimplência, totalmente automatizado e seguindo as orientações da Agência Nacional de Saúde Suplementar (ANS).
O meio eletrônico apresenta uma série de vantagens. Segundo Bárbara, o principal benefício é, sem dúvida, a celeridade. Os documentos, que antes dependiam de impressão, postagem e retorno, são agora finalizados em minutos, usando um smartphone, de qualquer lugar, a qualquer tempo. Com isso, a vigência do plano de saúde também é ativada com maior rapidez.
“A assinatura digital também auxiliou a Diretoria em suas rotinas. Antes, tinham de passar, por vezes, horas assinando e rubricando páginas de papel e, agora, assinam eletronicamente o documento em segundos”, acrescenta.
Com a tramitação digital, a cooperativa conseguiu reduzir custos de impressão, correspondência e deslocamento de consultores, e houve também a automatização e redução de erros nos processos e a facilitação de conferências dos novos contratos.
“Considerando-se a extensão geográfica de nossa área de atuação, esse deslocamento poderia chegar a R$ 400 para um único contrato. Agora, ele é finalizado pelo custo total de R$ 2,50”, comenta a advogada.
Outro destaque é a inovação e a mudança de cultura da empresa. Segundo Bárbara, a cooperativa é pioneira em utilizar em todos seus documentos e setores a assinatura eletrônica do contrato de plano de saúde.
“A virtualização das relações impôs um rompimento com o clássico formato de papel e caneta. A cultura foi abruptamente posta à prova e o novo, até então marginalizado, tornou-se o novo normal. A Unimed Apucarana rapidamente se adaptou e, com isso, conseguiu manter todas as rotinas e garantir a saúde de todos os envolvidos”, ressalta.
PERFIL
• Cooperados: 206
• Beneficiários: 20.047
• Colaboradores: 105
• Área de atuação: Apucarana, Arapuã, Ariranha do Ivaí, Borrazópolis, Bom Sucesso, Califórnia, Cambira, Cruzmaltina, Faxinal, Godoy Moreira, Grandes Rios, Imbaú, Ivaiporã, Jandaia do Sul, Jardim Alegre, Kaloré, Lidianópolis, Lunardelli, Manoel Ribas, Marilândia do Sul, Marumbi, Mauá da Serra, Nova Tebas, Novo Itacolomi, Ortigueira, Rio Bom, Rio Branco do Ivaí, Rosário do Ivaí, São João do Ivaí e São Pedro do Ivaí.
